Manuale descrittivo dell'organizzazione dell'attività dello Studio Legale Quattordici.

Nella presente sezione vengono descritti, anche al fine di adeguarsi alla recente normativa UNI 11871, i doveri cui lo Studio Legale Quattordici è tenuto, unitamente agli altri che operano nel medesimo campo ed alle medesime condizioni giuridico-fattuali.

Al fine di dare attuazione ai principi organizzativi e di gestione dei rischi connessi all'esercizio della professione per la creazione del valore, e dunque di conseguire i risultati e gli obiettivi prefissati, l'azione dello Studio Legale Quattordici è orientata al rispetto dei seguenti principi: a)- approccio organzizzativo per processi; b)- selezione, individuazione ed attribuzione dei ruoli e delle responsabilità per coloro che partecipano al funzionamento dello Studio; c)- gestire i rischi dell'attività legale adottando processi di gestione che tengano conto della identificazione, dell'analisi e del trattamento dei medesimi; d)- comparazione continua tra obiettivi e risultati, sviluppo di piani di miglioramento.

In merito al punto a), ossia all'approccio organizzativo per i processi, lo Studio Legale Quattordici prende in considerazione quanto previsto nel diagramma di flusso denominato “ciclo di Deming”: individua il contesto di riferimento ed il campo di azione; analizza e programma l'attività professionale, sia all'interno che all'esterno dello Studio, utilizzando sistemi informatici di collegamento a distanza ed al momento più sicuri, tra cui le piattaforme Teams, Zoom, Skype, Webex Meet et similia -; gestisce il contenzioso legale mediante l'adozione di gestionali sicuri per la tutela della sicurezza e della privacy, quale Quadra PCT, gestito dalla Società per Azioni Visura S.p.A.; utilizza servizi di comunicazione LegaImail InfoCert, quale Posta Elettronica Certificata leader in Europa, predispone e preserva la documentzione inerente ogni singola pratica di ogni singolo Cliente attraverso dispositivi HDD e SSD, riducendo al massimo l'uso del materiale cartaceo – anche ai fini del rispetto della sostenibilità ambientale -; si serve dell'uso dei servizi forniti da Wolters Kluwer - azienda globale che fornisce soluzioni di informazione, software, formazione e servizi a Professionisti, Aziende e Pubblica Amministrazione – tra cui anche le più recenti banche dati giuridiche utilizzate dagli organi giudicanti e nate dalla consolidata esperienza di prestigiose etichette come Pluris, IPSOA, CEDAM, UTET Giuridica, UTET Scienze Tecniche, LEGGI D'ITALIA, il fisco, OA SISTEMI, INDICITALIA e Teknoring; verifica l'efficacia delle procedure adottate e laddove vi è necessità, modifica quanto necessario per poi riprendere con una nuova pianificazione progettuale.

In riferimento al punto b), ovvero alla selezione, individuazione ed attribuzione dei ruoli e delle responsabilità per coloro che partecipano al funzionamento dello Studio, quest'ultimo adotterà un organigramma in base anche all'espansione dell'attività legale radicata sul territorio, individuando le figure professionali adeguate, le loro funzioni e le loro singole responsabilità. Le Direttive generali e le Politiche attuative dello Studio sono al momento prerogative riservate al fondatore dello Studio Legale Quattordici e ad ogni modo riferite al Cliente, per dovere di correttezza, trasparenza e lealtà.

Quanto previsto al citato punto c)-, ovvero gestire i rischi dell'attività legale adottando processi di gestione che tengano conto della identificazione, dell'analisi e del trattamento dei medesimi, lo Studio Legale Quattordici utilizza le tecniche di “Risks assessments” secondo diagrammi di flusso di cui alla norma UNI CEI EN IEC 31010:2019.

Riguardo, infine, al punto d) e dunque alla comparazione continua tra obiettivi e risultati, sviluppo di piani di miglioramento, lo Studio adotta i seguenti criteri: 1) predisposizione periodica di un programma di obiettivi misurabili; 2) riesame di confronto tra obiettivi e risultati; 3) svolgimento costante di verifiche sul sistema organizzativo dello Studio, gestione degli eventuali errori e sviluppo di piani di miglioramento.

Il prefato manuale, in uno al rispetto degli indirizzi organizzativi menzionati, si prefigge quale scopo ultimo quello del miglioramento della gestione dell'attività legale dello Studio, nonché la migliore gestione dei rischi ipotizzabili, ottenendo una costante crescita e protezione del valore dell'attività stessa.